O calendário de fim de ano coloca a segunda parcela do 13º salário no topo das prioridades do setor de Recursos Humanos e Contabilidade. O pagamento deve ser efetuado até o dia 20 de dezembro, mas o maior desafio é o cálculo correto da tributação. Diferentemente da primeira parcela, a segunda é integralmente sujeita à incidência de contribuição previdenciária (INSS) e imposto de renda (IRRF), exigindo atenção especial aos tetos de desconto e às regras específicas para funcionários em situações diferenciadas, como licença-maternidade ou afastamentos.

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A primeira parcela do 13º salário, paga geralmente até novembro, é, por definição legal, isenta de descontos de INSS e IRRF. Por este motivo, é a segunda parcela que concentra a totalidade da tributação, demandando cautela do setor de compliance. O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), por exemplo, trata o 13º salário como um rendimento sujeito à tributação exclusiva na fonte. Isso significa que o cálculo do Imposto de Renda é feito à parte dos demais rendimentos de dezembro, com base na tabela progressiva vigente, garantindo que o contribuinte não seja prejudicado pela soma dos valores mensais.

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Já no que concerne à Contribuição Previdenciária (INSS), o valor integral do 13º salário é somado para a aplicação da alíquota, que deve obrigatoriamente respeitar o teto máximo de contribuição estabelecido para o ano. É fundamental que o RH utilize a tabela de alíquotas progressivas, evitando aplicar um percentual fixo que possa gerar passivo fiscal por erro de cálculo. A complexidade aumenta no 13º salário proporcional, calculado com base nos meses trabalhados no ano, onde a correta aplicação da alíquota efetiva do INSS, sem ultrapassar o limite previdenciário, é o ponto de maior risco de erro e posterior autuação.

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O compliance se torna ainda mais detalhado em casos de licença-maternidade e afastamentos prolongados. Durante o período de licença-maternidade, o salário-maternidade é pago diretamente pelo INSS. No entanto, o 13º salário referente ao período de licença é pago pelo empregador, que, posteriormente, solicita o reembolso (compensação) do valor ao INSS. O cálculo deve ser preciso para garantir que a compensação seja aceita pelo Fisco. De forma similar, em casos de afastamento por doença ou acidente de trabalho, a empresa só é responsável pelo 13º salário proporcional aos primeiros 15 dias de afastamento, cabendo o pagamento do restante à Previdência Social. A falha na aplicação correta das alíquotas ou a omissão na declaração via eSocial pode gerar autuações e multas por parte do Fisco.

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Diante da proximidade do prazo e da complexidade da tributação, especialistas em Departamento Pessoal recomendam que, antes de processar a segunda parcela, as empresas realizem uma auditoria nos seus sistemas de folha de pagamento para garantir que as alíquotas de INSS e a tabela de IRRF estejam atualizadas. Além disso, a correta comunicação desses valores através do eSocial é fundamental para a Receita Federal e o INSS consolidarem as informações. A precisão no envio dos dados é o fator que diferenciará o compliance eficiente das empresas que incorrerão em riscos fiscais no fechamento do ano.

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